Organismo di Vigilanza: cos’è, requisiti e composizione

Con il termine Organismo di Vigilanza si indica l’organo che ha il compito di vigilare sulla responsabilità degli enti per i reati commessi al fine di apportare vantaggio agli enti stessi. In sostanza il suo ruolo è quindi quello di verificare e di sorvegliare l’efficacia e la conformità al Modello Organizzativo 231, di segnalare eventuali violazioni, anomalie e deficienze, oppure di aggiornarlo ove necessario.

Per queste ragioni l’Organismo di Vigilanza è da considerarsi come centrale sia nel Modello Organizzativo 231 sia nei programmi di conformità ai requisiti della compliance aziendale.

Si ricorda che il Modello Organizzativo 231 è un sistema di gestione aziendale che ha come obiettivo quello di individuare tutte le procedure operative che vengono elaborate dall’azienda al fine ridurre al minimo il rischio di reati a vantaggio o interesse dell’organizzazione stessa.

In questo articolo andremo a vedere più da vicino l’Organismo di Vigilanza, con un focus particolare sui suoi compiti, funzioni, composizione e nomina dei suoi componenti.

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Organismo di vigilanza: cos’è

L’Organismo di Vigilanza è una funzione aziendale che può essere ricoperta da più figure – Organismo di Vigilanza plurisoggettivo – o da un unico soggetto – Organismo di Vigilanza monosoggettivo. La scelta viene fatta sulla base della complessità e della dimensione dell’organizzazione e della struttura del suo Modello 231.

Composizione

Per quanto riguarda la sua composizione, alcune indicazione arrivano innanzitutto dal testo del decreto di riferimento. All’interno dell’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 – “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” –, sono individuate due possibili soluzioni:

• enti di piccole dimensioni: le funzioni dell’Organismo di Vigilanza possono essere direttamente svolte dall’organo dirigente;
• società di capitali: il ruolo di Organismo di Vigilanza può essere svolto dal comitato per il controllo della gestione, dal consiglio di sorveglianza e dal collegio sindacale.

Ciò che è importante evidenziare è che non esistono delle regole precise che stabiliscono in modo univoco e definitivo quali e quanti debbano essere i membri dell’Organismo di Vigilanza di un’azienda. Nonostante questo, si devono comunque seguire alcuni criteri generali.

La scelta dei componenti dell’Organismo di Vigilanza deve essere tale da garantire:

• l’indipendenza di valutazione e di giudizio;
• la competenza rispetto al funzionamento dell’organizzazione e ai reati applicabili;
• l’autonomia nella gestione della propria attività.

Requisiti

L’Organismo di Vigilanza, in tutte le sue attività, deve manifestare attributi di:

• professionalità;
• continuità d’azione;
• autonomia;
• indipendenza.

La professionalità riguarda due tipologie diverse di competenza che i membri dell’Organismo di Vigilanza devono sempre vantare: da un lato, quella di tipo tecnico-ispettivo, indispensabile per analizzare i sistemi aziendali; dall’altro lato quella di tipo giuridico-penalistico – soprattutto in riferimento ai reati presupposto e alle disposizioni del D.Lgs. 231/2001.

La continuità d’azione è invece fondamentale per garantire un costante controllo sulle attività sensibili – cioè a rischio reato – e il monitoraggio del Modello 231, che deve essere in linea con l’evoluzione normativa e quella aziendale.

Infine, l’indipendenza e l’autonomia sono necessarie per escludere qualsiasi forma di coincidenza o di commistione tra chi controlla e chi viene controllato. Questo è il motivo per cui l’Organismo di Vigilanza non dovrà mai essere responsabile di compiti operativi dell’azienda nelle aree a rischio di reati presupposto.

Organismo di vigilanza: tutte le funzioni e i compiti

L’Organismo di Vigilanza è deputato ai seguenti compiti:

• Il controllo e la gestione delle informazioni ricevute riguardo il funzionamento del Modello 231;
• Il monitoraggio e la gestione delle iniziative di formazione e di informazione che mirano a diffondere la comprensione e la conoscenza del Modello da parte dei suoi destinatari;
• La proposta degli adattamenti del Modello – ad esempio a seguito di cambiamenti nell’attività o nell’assetto dell’azienda;
• L’introduzione di adeguati sistemi disciplinari per sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal Modello;
• Il controllo e la vigilanza dell’osservanza e dell’efficace attuazione del Modello da parte dei destinatari;
• L’individuazione delle attività a rischio di reato;
• L’individuazione dei modi di gestione delle risorse finanziarie che sono necessarie per impedire o prevenire l’attuazione dei reati;
• La previsione di controlli al fine di prevenire eventuali reati.

Nomina dei membri dell’Organismo di Vigilanza

Abbiamo già anticipato come nel caso di un ente di piccole dimensioni, l’art. 6 del Decreto Legislativo 231/2001 preveda che l’Organismo di Vigilanza possa coincidere con l’organo amministrativo della stessa azienda.

Generalmente però, l’Organismo di Vigilanza viene nominato da parte dell’Amministratore Unico dell’ente o dal Consiglio di Amministrazione. Bisogna anche specificare che l’ordinamento giuridico italiano non prevede delle condizioni particolarmente rigide riguardo al come l’Organismo di Vigilanza debba essere composto. Ecco perché – nella libertà della legge – esso può essere sia monocratico sia collegiale.

I componenti di un Organismo di Vigilanza collegiale possono sia essere figure esterne che figure interne alla società. La loro carica ha una durata di 3 o 5 anni – salvo eventuali rinnovi successivi.

Detto ciò, è facile intuire come la composizione stessa dell’Organismo di Vigilanza dipenda da molti fattori:

• la tipologia dell’attività della società;
• le dimensioni dell’ente;
• la complessità

Ad ogni modo, è fondamentale che siano sempre garantiti l’onere della vigilanza e l’effettività dei controlli.

Talvolta, la presenza di componenti esterni si rivela la soluzione più efficace al fine di assicurare l’autonomia delle attività, mentre la presenza di componenti interni offre il grande vantaggio di garantire una maggiore conoscenza di quelle che sono le dinamiche aziendali.

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Il nostro studio legale a Roma Marinelli & Partners è tra i primi studi in Italia per competenze ed esperienza nella compliance aziendale e nella gestione e verifica di Modelli 231. Forniamo la nostra esperienza per tutto il processo di analisi, attività di audit, due diligence, predisposizione di risk assessment e costituzione del modello 231 e nomina dell’organismo di vigilanza. In questo modo possiamo rendere l’azienda regolare a livello di compliance aziendale e priva di eventuali violazioni, anomalie e deficienze.

In particolare lo studio procederà alla stesura di un nuovo Modello Organizzativo 231 qualora la società ne sia sprovvista. Nel caso in cui l’azienda sia già dotata di un Modello 231, si provvederà alla sua revisione ed adeguamento agli ultimi aggiornamenti legislativi. Inoltre seguiremo tutto il processo di verifica e di sorveglianza dell’efficacia e della conformità della compliance e ci occuperemo di assistere l’azienda nella creazione dell’Organismo di vigilanza.